- Gestern und die DNA
Wir kommen aus einer sehr hierarchischen Tradition mit der Bündelung von Entscheidungen an der Spitze der Verwaltung. Das hat zu viel Ein-Igelung in den Bereichen geführt, es gab kaum Synergien und Austausch. - Was ist passiert?
Dann wechselte unsere Verwaltungsleitung in eine andere Organisation, und es entstand eine Vakanz. Parallel dazu gab es eine landesweite Initiative zu mehr Bürgernähe und „Kundenorientierung“. Aber mehr Stellen sollte es dafür nicht geben. Alle waren genervt: Noch mehr Arbeit, längere Öffnungszeiten, wie das alles schaffen …? Endlich kam die neue Verwaltungsleiterin. Sie hatte vorher auf Landesebene gearbeitet und war dort gut vernetzt. Sie kannte die Fördertöpfe und die Entscheider und Entscheiderinnen dort. Und sie hatte den Fokus auf Digitalisierung.
- Was haben wir gemacht?
Unsere neue Chefin hat zunächst eine Runde durch alle Abteilungen und Teams gedreht, vor allem zugehört und Feedback aufgenommen. Anschließend hat sie sich mit allen Führungskräften zusammengesetzt. Die Fragen waren: Wie soll der Service der Zukunft aussehen, was können wir digitalisieren, welche Prozesse muss kein Mitarbeiter bzw. keine Mitarbeiterin mehr anfassen, was kann online funktionieren, und wo sollen die freien Ressourcen hinfließen. Man merke: „freie Ressourcen“. Das hat viel Ungläubigkeit, Sorge, Angst ausgelöst, aber wirkte auch wie ein Befreiungsschlag. Es soll nicht mehr Arbeit werden, sondern sie soll eine andere Qualität und andere Inhalte bekommen. Klar war: Wenn wir das Design der neuen Abläufe nicht mit den Mitarbeitenden gemeinsam machen, dann bekommen wir Akzeptanz-Probleme. Und der Personalrat muss sowieso an Bord sein. So haben wir uns auf den – zugegebenermaßen manchmal mühsamen – Weg der Workshops und der Partizipation begeben. Und: Wir haben Bürger und Bürgerinnen befragt – über einen Aufruf in der lokalen Zeitung. Das war eine großartige Aktion. Es gab viel Feedback, das uns beim Design der Abläufe geholfen hat. - Wo stehen wir heute?
Wir sind noch mitten im Veränderungsprozess. Es herrscht eine ganz andere Stimmung in den Büros. Es wird abteilungsübergreifend diskutiert und reflektiert. Die ersten online-Prozesse laufen. Unsere Mitarbeitenden stöhnen noch manchmal. Es hat eben auch viel Bewegung und Job-Rotation in der Verwaltung gegeben. Nicht alle sind schon in der neuen Rolle angekommen, daran arbeiten wir noch. Aber alle finden es gut, DASS wir uns bewegt haben. Viel mehr Selbstbewusstsein ist entstanden. Und der Personalrat unterstützt das Vorgehen. - Unsere Erfolgsfaktoren!
Beteiligung – der Kunden bzw. Bürger und Bürgerinnen und der Mitarbeitenden. Wir haben ein ganz anderes Standing in der Stadt. Und die Bewerbungszahlen auf offene Stellen steigen seit einiger Zeit auch wieder …